Trabajar en una oficina limpia y ordenada impulsa la productividad de los empleados, además de crear un buen ambiente laboral según algunos estudios.

Para favorecerla, en la entrada de hoy te vamos a compartir unos consejos sobre cómo mantener la oficina ordenada y limpia. El orden y limpieza son unas tareas muy fáciles pero que requieren de un continuo mantenimiento.
Pero si sigues correctamente nuestras sugerencias tendrás un espacio de trabajo impecable.

Por cierto, estas recomendaciones las puedes aplicar tanto en tu espacio de teletrabajo como en la zona de tu oficina presencial.

1. MANTENER EL ESCRITORIO ORGANIZADO

Un escritorio desorganizado puede afectar negativamente a tu concentración.

Para tener tu escritorio organizado, en primer lugar, debes mantener solo lo indispensable, evitando la acumulación de objetos innecesarios. Normalmente tendemos a amontonar papeles, bolis, calendarios, etc. Así que mantén solo lo que uses.
Deja una zona del escritorio despejada para guardar papeles menos importantes. Para que no estén dispersos, almacénalos en una caja o bandeja. Estos documentos inservibles pueden usarse “en sucio” para no hacer desperdicio de papel.
En el caso de los papeles importantes que necesites diariamente, archívalos en una zona de fácil acceso. Igualmente que los objetos imprescindibles que utilices diariamente.

Por el contrario, para los papeles que haya que desechar, es importante disponer de una papelera individual. Con un cubo cerca evitas tener que estar levantándote constantemente y te desharás más rápido de los desperdicios. Si no, se quedan olvidados en tu mesa esperando el momento en que puedas levantarte a tirarlos. Eso sí, acuérdate de vaciar diariamente tu basura para mantener una buena limpieza en tu espacio.

Por otro lado, otros objetos que forman parte del escritorio son los dispositivos electrónicos como ordenadores, teléfonos y tablets. Estos aparatos deben ser limpiados y desinfectados adecuadamente, ya que acumulan bacterias y polvo diariamente.

2. NO COMER EN LA MESA

En muchas ocasiones puedes llegar a picar algo o comer en tu mesa, debido al poco tiempo de descanso o del gran volumen de trabajo. Esto es un error, mejor come en la zona habilitada para ello. Desconecta al menos 15 minutos para comer en el comedor y descansar de tu espacio de trabajo. Así, además, evitarás que se acumulen restos de comidas o migajas, sobre todo entre las teclas del teclado. Estos restos descuidados incluso pueden atraer insectos que causen inconvenientes.

Por otro lado, cuando comas en la zona adaptada para ello, vigila el microondas, ya que puede ser foco de suciedad y olores. Al calentar la comida, revisa si hay restos y límpialos. Para evitar salpicaduras, usa la tapa pertinente.

3. CREAR UN SISTEMA DE ARCHIVOS

Uno de los principales causantes del desorden en la oficina es la acumulación de papeles.

Te recomendamos clasificar los documentos y archivos para agilizar el orden y la limpieza de la oficina.
Éstos puedes guardarlos, por ejemplo, en cajones o archivadores. Clasifica los papeles por colores, por numeración o por el nombre del tipo de documento.
Por otro lado, los papeles obsoletos o innecesarios guárdalos en un espacio menos habitual o tíralos.

Por otra parte, aprovecha las nuevas herramientas tecnológicas. Cuando no sea imprescindible el uso de documentos en papel, escanéalos o almacénalos en la nube.
Para tomar apuntes, puedes usar el bloc de notas del ordenador u otros programas, con los que, además, podrás compartir información con tus compañeros de trabajo. Con este método eliminas el uso de post it y recordatorios y ahorras papel.

Si prefieres usar papel, mejor usa agendas o libretas para tener todas las hojas juntas.

4. CUIDAR LOS ESPACIOS COMUNES

Aunque te ocupes de tu escritorio y espacio individual, no debes desatender las áreas comunes de la oficina. Intenta mantenerlas aseadas y ordenadas, tanto por ti como por tus compañeros. Los espacios comunes que necesitan mayor cuidado son aseos y cocina/comedor.

Un truco para el orden de estos espacios es colocar percheros para colgar chaquetas, bolsos o paraguas y así evitar que estén desperdigados por la oficina.
Otro truco es que la decoración sea simple y sencilla. Tienes que asegurarte de que los elementos decorativos estén en su lugar y no, por ejemplo, en el suelo o desmontados.

Finalmente, los suelos de las zonas comunes deben estar pulcros, mediante un constante barrido y fregado.

5. ESTABLECER UN SISTEMA DE RECICLAJE

Una sugerencia que te hacemos es la implantación de un sistema de reciclaje del que hagan uso todos los empleados. Además de conservar la limpieza de la oficina, ayudarás a cuidar el medio ambiente.

Por ejemplo, un buen método es colocar contenedores de distintos tamaños y tipos de reciclaje por toda la oficina.
Cuando los trabajadores tengan sus papeleras llenas, deberán vaciarlas en el cubo correspondiente según la clase de basura generada.

Es fundamental concienciar a los empleados para que vacíen sus papeleras a diario. De este modo también facilitarán el trabajo a los profesionales contratados. En los siguientes puntos tratamos este tema.

6. DISPONER DE GEL O JABÓN DESINFECTANTE

El gel hidroalcohólico estos últimos años se ha convertido en un producto vital, sobre todo en trabajos de cara al público o de trato directo con clientes. En tu caso, puedes poner dispensadores en la entrada de la oficina y en los aseos.

Con los dispensadores podrás tener en todo momento las manos limpias y libres de gérmenes. Además, con la desinfección constante ayudas a reducir el riesgo de contagio y tu oficina conseguirá una imagen higiénica.

7. ORDENAR AL FINAL DE CADA JORNADA LABORAL.

Al terminar tu jornada laboral, revisa tu puesto de trabajo. Empieza ordenando el escritorio: los papeles a la bandeja correspondiente, deja los cajones organizados, el teclado puesto en su sitio, la superficie de la mesa despejada y la silla pegada a la mesa. También lleva a cabo otras actividades de mantenimiento como tirar la basura que todavía no hayas recogido o limpiar el polvo del ordenador y del escritorio.

Este hábito diario solo te llevara unos pocos minutos y te permitirá tener una oficina aseada cuando inicies la jornada laboral el día siguiente. Además, así facilitas el trabajo al personal de limpieza (si hay).

8. FIJAR UNOS DÍAS DE LIMPIEZA

Te recomendamos fijar unos días en los que se llevarán a cabo las tareas de limpieza, para que tu empresa esté siempre perfecta. En oficinas y despachos, es conveniente mínimo un día de limpieza por semana.

Aunque es mejor contar con dos días de limpieza. En uno te ocuparás de limpiar el polvo, limpiar cristales, barrer y fregar el suelo.
Además, hay zonas que se ensucian antes que otros espacios (por ejemplo, aseos y zona de comedor). Estas zonas deberás limpiarlas con más asiduidad, es decir los dos días mencionados.

9. CONCIENCIAR AL EMPLEADO

Para que todas estas tareas de mantenimiento se hagan, los empleados deben comprometerse con ellas.

Tu equipo tiene que tener claro que al final de su jornada no puede dejar el escritorio desordenado con papeles y trastos. Ni el teclado y ratón colocados de cualquier forma.

Si todos los trabajadores participan, la limpieza de las áreas de trabajo se hará rápidamente y el tiempo que se ahorra podrás aprovecharlo en otros cometidos.

10. CONTRATAR UN SERVICIO DE LIMPIEZA

Si tu empresa no dispone de mucho tiempo para limpiar y ordenar, es aconsejable contratar los servicios profesionales de limpieza, para echarte una mano en tus despachos y oficinas. Con la ayuda de esta limpieza profesional, ahorrarás tiempo y esfuerzo.

Puedes escoger a Jelos & Guadalaviar para la limpieza de oficinas y despachos en Valencia.

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¡Hasta el próximo post!